As modernas plataformas de automação de processos tornam-se mais robustas a cada dia, prontamente disponíveis e mais fáceis de serem utilizadas. Isso fornece às organizações as ferramentas internas para transformar os processos que impulsionam seus negócios. Essas ferramentas também oferecem mais controle sobre o que é automatizado e como, ou seja, quais soluções de automação de processos devem ser implantadas para atender a metas e prioridades específicas. 

Mas, como em tudo, para que as iniciativas de automação de processos sejam bem-sucedidas, as organizações devem ser precisas quanto à implantação. Neste artigo, oferecemos uma abordagem em quatro etapas para ajudá-lo a gerenciar internamente a automação de processos. 

1. Mapeie e priorize seus processos; 

2. Identifique quais soluções de automação de processo você precisa; 

3. Crie um centro de excelência em processos. (falaremos mais sobre este passo em outro artigo!); 

4. Invista corretamente na plataforma de automação de processos.

Uma oportunidade para não ser perdida 

Com as modernas ferramentas de automação de processos, as organizações podem estender a automação a todas as áreas de negócios, reduzindo a dependência de tarefas manuais, repetitivas e trabalhosas em toda a organização. Isso pode liberar os colaboradores para se concentrarem em tarefas que agregam mais valor, como por exemplo, aprimorar o atendimento ao cliente, e em outras tarefas que também podem ser mais interessantes e gratificantes para os colaboradores. 

No entanto, muitas organizações ainda precisam tirar o máximo de proveito da automação. Como Eric Johnson, CEO da Nintex, explicou em uma entrevista recente, as organizações estão perdendo uma grande oportunidade: 

"A razão pela qual chamamos as pessoas de colaboradores do conhecimento é porque elas possuem conhecimentos específicos, mas muitos processos atualmente ainda são gerenciados da mesma maneira que eram gerenciados décadas atrás. Tais processos ainda são altamente manuais, repetitivos e propensos a erros; portanto, os colaboradores passam apenas uma parte do tempo aplicando seus conhecimentos exclusivos. O gerenciamento e a automação de processos liberam as pessoas para agregar mais valor, conhecimento e criatividade aos desafios enfrentados por suas organizações.” 

Se sua organização planeja e gerencia a automação de processos da maneira correta, pode aproveitar ao máximo essa oportunidade. Obviamente, com o software de automação de processos prontamente disponível e de fácil adoção e utilização, é difícil resistir à tentação de “todos automatizam tudo”. Mas, para serem bem-sucedidas, as organizações devem cuidar de implementar cuidadosamente suas automações, ou seja, não apenas o quê, mas também quem. 

A escolha das soluções e da plataforma de automação de processos corretas para atingir seus objetivos é essencial. Além de escolher a ferramenta certa, você também precisa avaliar seus processos atuais e escolher uma equipe qualificada para alcançar a verdadeira excelência em automação de processos. 

Guia para automação interna de processos  

Aqui está um framework com uma sugestão de quatro passos para o sucesso. 

1. Mapeie e priorize seus processos 

Para obter o máximo valor e retorno sobre a automação, as organizações devem identificar seus processos principais e determinar quais automatizar para obter o maior benefício operacional/financeiro. Isso deve envolver a descoberta, o mapeamento e o compartilhamento de processos, e então a definição de prioridades. 

Soluções como o Nintex Promapp oferecem total visibilidade e controle sobre seus processos. Ao identificar as pessoas, sistemas e estágios envolvidos, as organizações podem mapear seus processos e entender como estão funcionando no momento e como deveriam funcionar. 

Após ter um entendimento abrangente de seus processos, é possível priorizar quais são os mais importantes para ajudar a alcançar os objetivos estratégicos de negócios. 

2. Identifique quais tipos de soluções de automação de processo você precisa 

Existem muitos tipos de automação de processos, cada uma delas para diferentes aplicações. Você deve identificar qual (ou quais) faz mais sentido para o seu cenário. 

• A automação de fluxos de trabalho deve ser usada para processos que exigem colaboração, criatividade, julgamento e tomada de decisão. 

• A automação de processo robótico (RPA) pode ser usada para executar processos manuais e repetitivos que seguem o mesmo caminho todas as vezes e não exigem julgamento ou decisões. 

• A automação de documentos (por exemplo, geração de documentos, assinatura eletrônica) pode aprimorar os processos que envolvem a criação e o envio de papéis - por exemplo, criação de variados tipos de contratos de personalizados, roteamento para revisão e obtenção de assinaturas eletrônicas. 

• Os formulários digitais podem substituir os formulários em papel, uma causa comum de gargalos e erros. Os formulários em papel ainda são usados ​​por milhões de organizações em todos os setores, e a digitalização deles pode acelerar muito os resultados e reduzir erros. 

• Aplicativos móveis são uma ótima maneira de melhorar a eficiência e oferecer comodidade aos usuários modernos. Hoje, as pessoas esperam poder trabalhar a qualquer hora, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Os aplicativos móveis fornecem a seus colaboradores a experiência do usuário que eles esperam. 

3. Crie um centro de excelência em processos 

Aqui, a sugestão é criar uma equipe designada para conduzir o tema automação de processo. Frequentemente referido como um “centro de excelência em automação de processos”, essa equipe dedicada e especializada gerenciará suas iniciativas de automação de processos. 

A equipe deve incluir especialistas em processos, geralmente profissionais de operações e/ou analistas de negócios. Especialistas de áreas de negócios é crucial porque eles conhecem os processos e podem identificar pontos onde o valor agregado pode ser obtido. Sugere-se também que a equipe possa incluir especialistas em automação como um todo. 

Dada a importância deste tema em específico, futuramente publicaremos um artigo somente falando sobre os ‘CEAPs’. 

4.  Invista corretamente na plataforma de automação de processos 

Escolha uma plataforma de automação que forneça os recursos aderentes à suas prioridades. Isso pode incluir automação de fluxos de trabalho, RPA, automação de documentos, formulários digitais e aplicativos móveis separadamente, ou em combinação, para que você possa utilizar plataforma que suporte todos os tipos. 

Muitas soluções suportam apenas um tipo de automação; portanto, a automação de todo o processo pode exigir que você combine vários fornecedores; sendo uma estratégia deficitária em termos gerenciais e financeiros, além de adicionar níveis desnecessários de complicações tecnológicas. Simplicidade e facilidade de uso são essenciais para implementar iniciativas bem-sucedidas de automação de processos. 

Também é crucial escolher uma solução que seja fácil de usar, ou seja, que não exija que os desenvolvedores escrevam código de software. A maioria das soluções BPA e RPA, por exemplo, exigem código. O mesmo acontece com as soluções mais tradicionais de gerenciamento de processos de negócios (BPM). Hoje, porém, existe uma nova geração de plataforma que oferece soluções de baixo a nenhum código. A Nintex está liderando este caminho, tanto em termos de facilidade de uso quanto em sua completa gama de tipos de automação. 

Nintex é o "pacote completo" 

A Nintex é uma plataforma completa e fácil de usar. Desde as etapas iniciais do planejamento até a automação e a otimização contínua, a Nintex possui todas as ferramentas necessárias para tornar a automação de processos um sucesso. 

Para saber mais sobre como gerenciar a automação de processos e como identificar quais soluções de automação de processo melhor ajudarão a sua organização a atingir os objetivos de negócios, entre em contato conosco, parceiro certificado Nintex no Brasil.