Quando se trata de transformação digital, trazer novas tecnologias para serem trabalhadas é uma coisa, mas outra também muito importante é inspirar a mudança de cultura que é necessária para realmente elevar sua empresa ao próximo nível. Fluxos de trabalho e processos centrados em documentos são frequentemente vistos como certos, mas a importância da geração de documentos é muito mais duradoura que isso.

Uma plataforma de lançamento para mudanças maiores e mais profundas

A geração de documentos pode liderar o caminho para estimular uma transformação digital maior e melhor. Isso porque os fluxos de trabalho centrados em documentos são a base para diversos processos diferentes em todo o negócio, tornando-os não apenas um ponto de partida, mas um lugar ainda melhor para demonstrar o valor da transformação digital.

Dessa forma, você pode começar pequeno, mas pensar grande e escalar rapidamente – para que a transformação digital comece estreita, mas rapidamente e se espalhe em toda a organização gradativamente. É uma abordagem para a mudança que pode ser muito valiosa – particularmente em tempos em que a velocidade é de importância primordial.

A velocidade é a crítica dos negócios

Desde o início da pandemia, em 2020, houve uma urgência para digitalizar e automatizar, além de muita pressão para fazer isso num ritmo muito mais acelerado que o normal. As organizações foram forçadas a acelerar os planos de transformação digital para enfrentar os desafios apresentados diante da implementação do trabalho remoto. E “acelerar” talvez não faça jus à rapidez que a digitalização de processos teve de ser lançada.

O CEO da Microsoft, Satya Nadella, disse que a Microsoft passou por dois anos de transformação digital em dois meses. Da mesma forma, o Gartner sugere que a transformação digital é agora a única maneira de sobreviver em um mundo pós-COVID: “O contexto mundial atual está pressionando as organizações a tomar decisões mais rápidas e bem informadas para sobreviver em um ambiente que está em constante e rápida mudança”. Quando questionado qual é a diferença entre transformação digital agora e transformação digital antes de 2020, a resposta do Gartner é curta: “O ritmo da adoção”.

Inspirar a mudança com quick wins táticas

A pergunta é: Será que sua organização enfrenta o desafio de transformação digital com as chamadas “quick wins”?

Sim. Mais ou menos. Porém, essas quick wins são úteis para fazer a bola rolar. O valor real é quando os funcionários, incluindo os tomadores de decisão, veem o sucesso e o ROI desses resultados, e isso incentiva um maior investimento.

No entanto, buscar quick wins por ser apenas rápido não é uma estratégia de longo prazo. Para que a transformação digital seja bem-sucedida, sim, ela precisa ser voltada para enfrentar os desafios atuais mas também precisa ser tática. Precisa atender à estratégia de negócios mais ampla da transformação digital em toda a organização.

Quando se trata de automação de processos, existem muitas áreas ode você pode implementar rapidamente a digitalização para ajudar a simplificar ou acelerar um processo. Porém, talvez os fluxos de trabalho centrados em documentos sejam o melhor lugar para começar. Vamos falar sobre os motivos:

Geração de documentos é somente o começo

Automação de fluxos de trabalho centrados em documentos é uma mina de ouro para resultados rápidos. Isso porque é fácil e rápido de implementar e porque está impactando os funcionários durante todo o processo e em todo o negócio.

A criação de documentos manualmente consume muito do tempo essencial para o processo – como contratos, ordem de serviços e faturas -, e pode estar atrasando o seu negócio. No clima atual, onde a velocidade é o ponto chave para os negócios, isso já não é bom o suficiente. O “novo normal” exige que os funcionários se envolvam digitalmente com clientes, fornecedores e colegas, e completem fluxos de trabalho centrados em documentos de forma rápida, fácil e precisa. Isso é exatamente o que a geração de documentos permite.

Incentivando a mudança cultural

O grande desafio é o aspecto cultural. As organizações estão trabalhando com orçamentos reduzidos, e a automação é frequentemente vista pelos tomadores de decisão como muito cara. A automação também ainda é considerada por alguns funcionários uma tecnologia que está “tirando empregos”.

A verdade é que o aumento da carga de trabalho que os departamentos de TI enfrentam atualmente para digitalizar em um ritmo rápido, está prejudicando as organizações. Atualmente, esse processo um pouco mais lento do departamento de TI retarda projetos e reduz a capacidade das organizações de reagir à mudança de forma ágil. A automação de processos em áreas como fluxos de trabalho centrados em documentos pode ajudar a descarregar essa carga. Além disso, quick wins soprarão os ventos da mudança através de toda a sua empresa. Assim que as pessoas virem o sucesso chegando, uma mudança ampla seguirá.

Porém, há um último requisito para uma abordagem tática para a transformação digital. Você precisa da tecnologia certa.

Automatize flucos de trabalho centrados em documentos

Quando se trata de encontrar a tecnologia certa para se transformar digitalmente no ritmo, há duas coisas a considerar. Sendo elas:

• Suporte para uma transformação digital mais ampla
• Capacitação de funcionários para que eles se envolvam cada vez mais

Para isso, a K2M Soluções pode te ajudar em todos os processos e indicamos a plataforma Nintex. Com Nintex, você não só pode automatizar fluxos de trabalho e processos centrados em documentos, mas também pode automatizar processos em toda a sua organização. Oferecemos toda a gama de recursos, desde mapeamento de processos, formulários digitais, assinaturas eletrônicas até automação robótica de processos através de RPA. Além disso, análises avançadas para ajudá-lo a continuar otimizando processos após automatizá-los.

Além disso, Nintex também oferece uma plataforma simples e fáceis de serem utilizadas, sem necessidade de desenvolvedores para utiliza-la. Isso permite que todos os colaboradores de todos os pontos da linha de negócios, se envolvam na transformação digital. Quem conhece os fluxos de trabalho centrados em documentos no RH melhor do que o próprio RH? Dessa forma, você pode começar a automatizar os processos que mais precisam.

Com a K2M Soluções e Nintex, não se trata apenas de quick wins mas de big wins. Isso é tático!

Entre em contato agora com o time da K2M e comece a sua transformação digital hoje mesmo.

Você pode conferir o texto original em: The value of automating document-centric workflows & processes - Ninte