Imagine um membro da sua equipe do escritório que uma ou duas vezes por semana, reserva algumas horas para processar formulários que foram enviados pelos clientes, copiando informações de arquivos PDF em uma planilha em seu sistema. É a parte do trabalho que eles menos gostam, mas é essencial para o bom funcionamento das operações de negócios. 

A automação robótica de processos (RPA) é uma tecnologia cada vez mais popular que trabalha na automatização desses tipos de tarefas de administração repetitivas. Então, por onde começar? 

O que é Automação Robótica de Processos (RPA)? 

Automação Robótica de Processos pode ser definida como: “a automação de etapas repetitivas e de alto volume nos processos. Robôs de software, ou ‘bots’, emulam as ações dos funcionários para executar tarefas dentro de aplicativos através da sua Interface do Usuário.” 

RPA é utilizar softwares de robôs para conduzir uma grande variedade de tarefas onde raramente há exceções que necessitam de intervenção humana. Oportunidades de automatizar tarefas rotineiras com RPA incluem: 

• Abertura e fechamento de contas de usuários 

• Inclusão de dados 

• Processamento de aplicativos 

• Backups de arquivos ou sistema 

• Verificações no sistema 

• Envio de notificações e lembretes automáticos 

Benefícios da Automação Robótica de Processos nos negócios 

De acordo com o Gartner, há uma expectativa de crescimento de 20% no mercado de RPA no ano de 2021, mostrando como essa tecnologia está se tornando popular. Vamos dar uma olhada nos benefícios corporativos que a RPA pode trazer: 

• Economia de tempo e dinheiro 

Você sabia que mais de 40% dos seus funcionários gastam até um quarto de sua semana de trabalho em tarefas manuais e repetitivas? Se uma pequena proporção dessas tarefas fosse automatizada, isso liberaria os funcionários para trabalhar em atividades mais criativas e produtivas que poderiam contribuir para o seu resultado. 

• Aumentar a satisfação de seus funcionários 

O impacto negativo das tarefas tediosas e mundanas sobre o bem-estar dos funcionários não deve ser subestimado. Quando o trabalho não tem sentido, pode afetar a saúde mental de um funcionário e reduzir sua motivação. 

• Pode reduzir erros 

Quando as tarefas são repetitivas e envolvem clicar incessantemente em caixas de diálogo ou copiar e colar informações, há um risco significativo de que as pessoas percam o foco e cometam erros. Robôs, por outro lado, não se cansam ou de distraem. Enquanto a tarefa estiver bem definida, não há quase nenhuma chance de erros ou erros acontecerem. 

• Processos mais rápidos e consumidores mais felizes 

Em muitas organizações, os funcionários bloquearão uma certa quantidade de tempo a cada dia ou semana para completar tarefas repetitivas de entrada de dados. Isso significa que alguns clientes terão que esperar várias horas ou até dias antes de suas informações serem processadas. Por outro lado, o RPA consegue fazer com que esses tipos de tarefas possam ser concluídas imediatamente sem esforço extra, resultando em clientes mais satisfeitos. 

Como começar a automatizar tarefas de rotina com o RPA 

Se a sua empresa pode se beneficiar do RPA, por onde começar? Os fundamentos desse processo são relativamente simples: 

• Escolha as tarefas apropriadas para automação 

Nem todas as tarefas estão prontas para serem automatizadas. Normalmente, o RPA é mais apropriado para tarefas repetitivas – e quase nunca há exceções. Isso inclui coisas como tirar dados de formulários e inseri-los em planilhas, copiar e colar textos de uma interface para outra, ou enviar informações em um banco de dados. 

• Identifique os pontos de “dor” durante o processo 

Converse com seus colegas que conduzem tarefas repetitivas e descubra quais processos levam mais tempo. 

• Mapeie os seus fluxos de trabalho 

Passe tempo com os funcionários que normalmente fazem as tarefas no dia a dia, e em seguida, mapeie o fluxo de trabalho do processo detalhadamente. Tome nota de cada passo e interação que eles têm com a interface do usuário. 

• Teste, teste, teste! 

Antes de liberar o funcionamento do RPA em uma tarefa específica, teste-o completamente em um ambiente de testes. Use dados processados anteriormente para testar o robô para ver se ele está concluindo as tarefas como esperado e produzindo os mesmos resultados de um ser humano. 

• Implantar e monitorar 

Depois de implantar o RPA, o ideal é que você monitore seu progresso e garanta que ele está produzindo os resultados corretos. 

Dimensionando seu RPA 

À medida que você começa a experimentar os benefícios de negócios da automação robótica de processos, o próximo passo é escalar essa tecnologia em toda a organização. A implementação efetiva de RPA em escala envolve: 

• Criar um centro de excelência para automação robótica de processos que compartilhe seu conhecimento e experiência com outros departamentos. 

• Nomear um líder encarregado de automatizar tarefas rotineiras com RPA. Essa pessoa será responsável por buscar tarefas que possam ser automatizadas em todo o negócio e promover os benefícios do RPA para os colegas. 

• Garantir que o RPA funcione em silos – os maiores benefícios de negócios para automação robótica de processos vêm quando ele suporta fluxos de trabalho entre diferentes departamentos e os torna mais eficientes. 

Está pronto para automatizar suas tarefas de rotina com RPA? 

Se você acredita que o RPA pode beneficiar seu dia a dia, o próximo passo é aprender a usar a tecnologia. A K2M pode te ajudar no processo de implantação e entendimento da solução, clique aqui. 

Confira o artigo original em: Realize the business benefits of robotic process automation - Nintex