Existem alguns fatores que são cruciais para os bons resultados de uma empresa. Dentre eles, certamente podemos destacar a gestão de processos.

     Desenvolver uma forma de organizar e controlar as atividades dentro do negócio é premissa básica de todo gestor. Mas, o gerenciamento de processos efetivo vai muito além: quando feito de forma eficiente, ele tem como objetivo melhorar o desempenho das equipes e a qualidade dos produtos e serviços, além de reduzir custos e desperdícios.

     Nesse artigo, abordaremos alguns tópicos:

• Benefícios da gestão de processos eficiente
• Passo a passo para implementar uma gestão de processos
• Qual a melhor ferramenta de gestão de processos?

     
      Benefícios da gestão de processos eficiente

     Ter total controle e previsibilidade dos seus processos já é, por si só, uma enorme vantagem. Mas existem muitas outras que serão rapidamente observadas:

      O gerenciamento de processos pode trazer diversos benefícios para as empresas, tais como:

• Aumento de produtividade e eficiência operacional: saber exatamente qual é o processo a ser seguido libera um tempo precioso das pessoas, que podem se dedicar à outras atividades no tempo em que estariam tentando descobrir o próximo passo.

• Maior alinhamento entre estratégia, investimentos e ações: a clareza dos processos torna mais fácil alinhar o trabalho de todos os colaboradores aos objetivos finais da empresa.

• Maior integração e comunicação entre as áreas e os colaboradores: processos claros facilitam a comunicação entre as pessoas, e quando a comunicação vai bem, a equipe se integra rapidamente, e passa a trabalhar em sinergia.

• Padronização, qualidade e segurança dos processos: esse é o principal ganho quando falamos de gestão de processos: tudo fica padronizado, seguindo um mesmo nível de qualidade e segurança.

         Em caso de substituição de um colaborador, por exemplo, tudo flui com tranquilidade: quando a empresa se empodera de seus processos, fica claro para todos, assim             que chegam, qual é o seu papel e o que é preciso para executá-lo da melhor forma.

        Se a sua empresa tem diversas pessoas ou equipes que fazem o mesmo tipo de entrega, essa padronização garante que não importa quem esteja à frente disso, a                      qualidade do serviço/produto será sempre a mesma.

• Flexibilidade e capacidade de adaptação às mudanças do mercado: processos organizados são mais fáceis de serem otimizados ou alterados rapidamente, conforme a necessidade do negócio ou do mercado.

          Essa dinâmica deixa a empresa mais ágil, o que pode ser um grande diferencial competitivo.

• Inovação Contínua: o conhecimento dos processos deixa claro quais são as falhas e as oportunidades de melhoria. Isso serve de motor para a inovação e a evolução contínua.

          Ter uma visão geral de todos os processos é importante para identificar oportunidades de melhoria e poupar esforços, focando apenas em inovação com propósito.

• Maior satisfação e fidelização dos clientes: com a engrenagem rodando perfeitamente, as entregas sendo feitas com qualidade e segurança e a empresa inovando e evoluindo sempre, a fidelização dos clientes é uma consequência.

         Vale lembrar: é muito mais barato fidelizar um cliente do que encontrar clientes novos o tempo inteiro.
 

     Passo a passo para implementar uma gestão de processos

     Agora que você já entendeu a importância da gestão de processos, deve estar se preguntando por onde começar. Acompanhe os principais passos:

• Definir o escopo e os objetivos do projeto: entenda o que a empresa almeja ao implementar a gestão de processos. Quais os principais ganhos que querem ter? Qual o orçamento para o projeto? Pessoas da empresa serão manejadas para o projeto, ou novos colaboradores serão contratados?

• Mapear os processos atuais: identificar inputs, outputs, atividades, responsáveis, recursos, indicadores e problemas.

• Analisar os processos mapeados: faça uma avaliação do desempenho, fraquezas e pontos fortes avaliando o seu desempenho, os seus pontos fortes e fracos, as suas oportunidades de melhoria e as suas necessidades de mudança.

• Escolher uma plataforma para auxiliar: hoje em dia, a tecnologia é um fator que facilita demais um projeto como esse. Por isso, agora que você já sabe quais suas necessidades e desafios, conheça as ferramentas disponíveis para facilitar essa gestão. No próximo tópico desse artigo, iremos apresentar a plataforma que é líder mundial em gestão de processos.

• Desenhar os processos futuros: com as ferramentas que serão usadas definidas e todos os processos mapeados, chegou a hora de propor soluções para os problemas identificados, definindo os novos inputs, outputs, atividades, responsáveis, recursos e indicadores.

• Implementar os processos:  chegou a hora de implementar os novos processos. Essa parte é crítica e engloba diversos fatores, desde mudanças de estrutura até mudanãs culturais, passando por sistemas, pessoas e parceiros.

• Monitorar os processos: uma gestão de processos eficiente exige que tudo o que é feito tenha seu desempenho mensurado, para que os resultados sejam comparados com os objetivos definidos no início e as oportunidades de melhoria sejam identificadas. 

• Evolução contínua: é aqui que a gestão de processos se torna um diferencial competititvo. Evoluir os processos continuamente com base nos aprendizados da gestão irá tonar a sua empresa muito mais eficiente!

     Qual a melhor ferramenta de gestão de processos?

     A escolha da ferramenta é um divisor de águas no sucesso desse projeto. Por isso, nossa sugestão é o Nintex, a plataforma líder mundial em gestão e automação de processos.

     O Nintex é totalmente low code – ou seja, não é preciso profundo conhecimento técnico para desenhar, implementar e gerir os processos. A plataforma tem integração total com outras plataformas externas, como SharePoint, o que contribui com a comunicação e a colaboração entre os times.

     O Nintex possui outros módulos que ajudam na construção de workflows e automações de tarefas repetitivas. O uso de todo o ecossistema Nintex tem resultados ainda mais expressivos.

     Se você quer conhecer melhor como funciona o Nintex, entre em contato com o nosso time.