O conteúdo tem se tornado cada dia mais importante nas estratégias empresariais. Em um mundo onde todos estão conectados e consumindo informação o tempo todo, se destacam as empresas que sabem criar conteúdo de maneira estratégica.

     É importante conhecer seu público, entender em quais canais eles estão, qual a linguagem que melhor se comunicam e conseguir inserir o seu produto / serviço nessa realidade. Dentro das empresas, tudo isso vale para a comunicação com os colaboradores também.

     Criar e compartilhar o conteúdo correto e conseguir criar comunidades engajadas com o que você comunica é essencial.

     Pensando na organização de tanta informação, a Microsoft apresentou a evolução da maior plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem: o SharePoint, o SharePoint Premium. 

    O SharePoint é quem alimenta todo o Microsoft 365, e atualmente mais de dois bilhões de documentos são criados em aplicações como OneDrive, Teams, Syntex, Viva, Loop, Stream e agora Microsoft 365 Copilot.

     A versão Premium da plataforma tem como objetivo trazer novas maneiras de interagir com o conteúdo, garantindo a segurança das informações e facilitando o gerenciamento dos arquivos. Tudo isso será otimizado com o uso de recursos de IA.

     Segundo a Microsoft, o maior impacto será o aumento da produtividade da equipe, já que os arquivos estarão atualizados, organizados e a colaboração entre membros do time é muito melhor agora.

     A IA também vai permitir a automação de alguns fluxos de trabalho, ajudando a criar e classificar conteúdo. A governança será facilitada, uma vez que a plataforma torna simples gerenciar ciclos de vida dos arquivos, controlando quem pode acessar o que – é o fim do compartilhamento indevido.

     Vale destacar alguns aspectos do SharePoint Premium

     Criação de conteúdo: o Copilot embarcado se torna um coautor do seu conteúdo. Páginas do SharePoint serão criadas de forma mais rápida e fácil através do uso da linguagem natural da IA e da colaboração em tempo real com a sua equipe. Uma grande atualização estética vai deixar as páginas mais atraentes.

     Engajamento: as integrações com email, Teams e Microsoft Viva farão o seu conteúdo chegar ao público certo – e você ainda poderá medir o impacto.

     Colaboração: o novo visualizador de arquivos integrado vai facilitar a colaboração em arquivos de mais de 400 tipos. A ideia é que seja tão fácil adicionar comentários, menções e tarefas em qualquer tipo de arquivo como é dentro do Office.

     Documentos Sensíveis: um aplicativo novo para documentos comerciais no Teams organiza seus contratos, pedidos ou faturas, por exemplo, e te dá insights acionáveis para melhorias no documento ou alertas sobre quais dele estão para expirar ou precisam de atenção.

     Dentro do Word, você poderá usar modelos prontos para a criação de novos contratos, ou comparar contratos através do mecanismo de desvio de regras orientado por IA.

     Quando aprovados, os contratos podem ser assinados eletronicamente no SharePoint.

     Para que seus fornecedores ou clientes externos tenham acesso a essas funcionalidades, a plataforma traz um novo Portal de Documentos.

     E, para o primeiro semestre de 2024, outras novidades estão previstas.

     Falando sobre a governança do conteúdo, O SharePoint Premium estende os controles tradicionais de TI para conteúdo e governança de acesso a proprietários e criadores de conteúdo para gerenciar conteúdo em escala durante todo o seu ciclo de vida.

     Os relatórios dos DAGs (Grupos de disponibilidade do banco de dados) fornecem uma visão de nível superior de sites potencialmente supercompartilhados filtrados por política de compartilhamento, sites conectados ao Teams, rótulos de sensibilidade, privacidade e muito mais. E sites para conteúdo de negócios de alto valor também pode ser destacados, já que geralmente exigem políticas e revisões mais rigorosas.

     Será ainda possível solicitar aos usuários responsáveis revisões nesses conteúdos em risco, alterando o que for preciso ou confirmando que o compartilhamento está sendo feito corretamente.

     Com a ajuda da IA, você receberá recomendações de política – que usam como base uma comparação entre sites bem governados e os sites em risco do mesmo locatário para recomendar as regras de acesso ideais.

     Os administradores terão acesso ao “Content Event Insights”, que vai mostrar momentos relevantes no ciclo de vida de cada conteúdo – como quando ele foi mais compartilhado ou baixado, por exemplo.

     Outra melhoria, que já foi anunciada no início de 2023, é o “Microsoft 365 Archive”, uma ferramenta que ajuda no controle de custos do armazenamento de arquivos. Com ela, você pode arquivar sites antigos e desatualizados, de forma que os usuários finais não terão mais acesso, porém o conteúdo estará preservado. Essa ação aumenta o limite de armazenamento do Microsoft 365.

     O SharePoint Premium irá certamente facilitar o gerenciamento de conteúdo, melhorando praticamente todas as funções do SharePoint que já conhecemos. São evoluções que tem o potencial de impactar todas as áreas do seu negócio, melhorando a produtividade, diminuindo os custos e aumentando a segurança dos seus documentos.

     Se quiser saber quais dessas melhorias já estão disponíveis para uso e como você pode ter acesso hoje mesmo, entre em contato com o nosso time!